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ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)(午後の部)【講師:長野裕香】

講師:長野裕香(一般社団法人日本ビジネスメール協会 認定講師)
Description


次のような方はぜひ、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)を受講してください。
たった2時間の講座ですが、あなたのメールが劇的に変わることは間違いありません。

  • メールについて学んだことが無い方
  • メールを書くことに少しでも不安がある方
  • 一般的なメールのルールを把握したい方
  • メールを送ってもなかなか返信がもらえない方
  • メールに1日1時間以上費やしていて、時間を削減したい方
  • メールで正しく伝えられないと心配な方
  • 社員研修・部下の教育を担当している方


たった2時間の講座に7個のメリットが凝縮

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)を受講することで、次のような効果が期待できます。 トラブルを防ぐだけでなく、円滑なコミュニケーションをとり、さらなる信頼関係を築くことができるようになります。

  • 我流メールは危険!メールのプロから基本から学べます
  • メール、電話、対面などの使い分けが理解出来ます
  • 知らず知らずのうちに犯してしまいがちなミスを未然に防げます
  • 正しく伝える事が出来るようになり、行き違いやトラブルを防げます
  • お客様と円滑なコミュニケーションがとれるようになります
  • メールを書くときに迷わなくなり、返事がすぐに書けるようになります
  • 時短テクニックを覚えることで、1年間で100時間以上は節約できます

ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)の内容

本講座では次のようなことが習得できます!

第1部 ここだけは押さえておきたい!メールの基本ルール・マナー

仕事で使うメールの基本的なマナー、守るべきルールを解説します。
世間一般で好まれるメールの基本的な型を知り、メールの基礎を身につけます。
型を知ることで、穴埋め式でメールが書けるようになります。

本セミナーでお伝えする内容
  • メールを学ぶべき3つの理由
  • メールの失敗を減らしてもコミュニケーションがうまく行かない理由
  • 受信者と送信者の思考を考える
  • 相手が不快に思うメールの5大ポイント
  • メールのメリット・デメリット
  • メールを使う前の5つのチェックポイント
  • メールボックスはどう見られているのか
  • メール処理の一般的な順序
  • 開かれる件名の付け方
  • 開かれる件名の具体例
  • 送信者名(差出人)の正しい書き方
  • 宛先(TO,CC,BCC)の違いと活用方法
  • 情報共有を伝えるCCの正しい書き方
  • 本文は7つの型で考えるとうまくいく
  • 一読で理解できる文章を書く方法
  • 読みやすい本文を書くための5つのポイント
  • 添付ファイルのマナー
  • 圧縮ファイルの取り扱い
  • セキュリティを意識したパスワードの取り扱い
  • 大容量のファイルを送るとき
  • 重要度、開封確認通知要求を使ってはいけない理由
  • HTML形式メールでやってはいけないこと
  • メールを返信するマナー(全文引用、部分引用)
  • メールを分かりやすく転送する方法、記入例
第2部 用件をきちんと伝えられるように 心遣いとライティングテクニック

良いメールには心遣いが必要不可欠です。
好印象を与え、良好な人間関係を構築し、誤解や行き違いを無くし仕事を円滑に進める、
ワンランク上のメール文章を解説します。

  • 事例に学ぶ心遣いのあるメールとは?
  • 初めての相手からの返信率を上げる方法
  • 相手との距離を縮める結びの挨拶
  • 顔文字、!?使っていいケース、悪いケース
  • 追伸の使い方
  • 【ワーク】曖昧な表現は命取り
  • メールの返事はいつまでに書くべきか
  • 印象を格段にアップする受領メールの書き方
  • 【ワーク】気持ちの良い言い回し
  • お詫びのライティング
  • お断りのライティング
  • 【ワーク】催促のライティング
  • 効果的な参考フレーズ
  • ビジネスメール禁句集
第3部 効率化とスピードアップの技術

効率的にメールを書き、メールを整理する方法を解説します。
メールを書く時間が劇的に改善するスピードアップの技法が学べます。
年間5~10日程度の削減が実現できます。

  • メールに振り回されず仕事をする方法
  • 相手が答えやすいメールを書く
  • コミュニケーションを効率的にとる方法
  • 読みながら返信する
  • 組織の送受信通数を減らす方法
  • 入力速度をアップする2つの方法
  • 単語登録の活用方法、具体例
  • 単語登録のデータを複数名で共有する
  • 単語登録を社内で浸透させる方法
  • 1つのテンプレートで年間5日(41.6時間)節約
  • テンプレート例(会議招集、資料送付、商品発送、講演、コンサルティング受注)
  • テンプレートの活用方法、作成方法
  • テンプレートの保管方法
  • メールのフォルダ管理方法
まとめ・質疑応答

どのように本日の学びを普段の仕事の中で生かしていくのか。まとめと定着をさせる方法についてお話をします。時間がある限り、皆様の質問をお受けしますので、不明点があればこの場ですべて解消していってください。






ご参加いただいた皆様にはもれなく次の資料をプレゼント!

【プレゼントその1】講座レジュメ(1冊 約40ページ・80スライド)

ご参加いただいたみなさんから「丁寧に作られているので理解が深まりました!」とご好評いただいている講座レジュメをプレゼント。※実際の配布資料はモノクロ版です。

講座レジュメ(1冊 約40ページ・80スライド)

【プレゼントその2】ビジネスメール実態調査 最新版

テレビ・雑誌などで多数取り上げていただいている「ビジネスメール実態調査 最新版」をプレゼント!
ビジネスメールの利用状況と実態がわかる調査レポートです。

ビジネスメール実態調査 最新版

ご参加いただいた方の声

メールについての標準的な指針がわかったこと。最初に説明されているように、これまでメールについて指導を受けることもなく、自分なりに考え、または受信したメールを参考にして、より良いものを目指してきました。 しかし結局これでいいのかと不安をもち、問い合わせの返信など時間がかかっていました。今日のセミナーの内容でますます自信をもって生かしていけると思います。
(学校法人大原学園 総務部 安藤満徳様)

普段から利用しているメールなのにたった1つ心がけを行うことで印象がかなり変わることがよく分かりました。自社でも展開していきたいと思います。ルール化を行い、メールでのコミュニケーションでのトラブルや障害を発生させないようにしていきたいと思います。またテンプレートなど有効に使えるところは積極的に活用して自社内、部署内で展開したいと思います。
(稲畑産業株式会社 情報システム室 山本浩司様)

なかなか教えてもらえないと知らないメールの基本がよく理解できた。 (自分はそれなりに出来ていると思っていたがそうでなかった)
(ダイハツ工業株式会社 国内企画部 誉田勝様)

メールを送る際の姿勢や心構えを聞くことができて、大変参考になりました。私はメーカーの営業事務部門の現場責任者なので、すぐに現場に落とし込みをさせていただきます。
(匿名希望様 カスタマーセンター)



講師紹介

長野裕香(ながのゆか)一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師

<略歴>

1980年、大阪府生まれ、奈良県在住。大阪府内の市役所(30万人規模)に約15年、

内12年間を情報システム部門で勤務。情報システムの導入から、ネットワーク、

インフラ基盤を含む維持・運用管理、ユーザーのパソコンの操作全般に関するQ&Aや

トラブル対応、また研修講師(情報セキュリティ、グループウェア、電子メールの操作研修会等)等、情報システムに関する業務全般を担当。

市役所内部や自治体間はもちろん、教育機関、大手IT企業のSEや営業の担当者等との

やり取りを行う中で、電子メールを主なツールとして利用。

また市民からの疑問、要望、苦情などのメールに対して、

返信を行う総合窓口業務経験をもつ。

これまでの電子メールの送受信実績は、10万通を超える。

保有する資格の中では、【秘書検定1級】(公益財団法人 実務技能検定協会)から、

敬語や接遇用語等、オフィスで利用するマナー用語を、ビジネスメールに生かす。

また、【整理収納アドバイザー2級認定講師】(社団法人 ハウスキーピング協会)、

【電子ファイリングA級】(一般社団法人日本経営協会)等の資格から、

電子メール(データ)の効率的な分類・管理も得意分野としている。


<認定講師からのメッセ―ジ>

【ビジネスメールの重要性】

私は「ビジネスメールにおけるコミュニケーション力」を日々感じていますが、その重要性を実感した、特に印象的だった出来事が主に3つあります。1つ目は、「様々なお問い合わせいただく中、長野さんのメールからは熱意と信頼を感じました」という、初対面の営業さんのお言葉をいただいたとき。2つ目は、「同じ担当者に、同じ質問をしているのに、どうして長野さんへの返信の方が、早いのでしょうか」という、同僚からの質問。3つ目は、「いつも、こちらのミスでご迷惑をおかけし、本当に申し訳なく思っています。」という、関係団体の方からのメールに書いてあった一文を見たとき。特に、最後のメールについては、これまで一度も謝罪の言葉を受けたことはなく、それどころか普段のメールの文面の印象から、「私のこと嫌いなのかな」と思っていた方でした。そして、このメールは、まさに「ビジネスメールのセミナー」を受講した翌日に送信したメールの返信。「自分のメールが変われば、相手のメールが変わる」を実感した出来事でした。


【以前は私もメールが苦手でした】

私も、メールは好きではありませんでした。一番大きな理由は、書くことに時間がかかるからです。それは、自分のメールに自信がなかったため、「この文章は失礼でないか」「表現が回りくどくはないか」「微妙なニュアンスが伝わるか」と不安に感じ、言葉選びに四苦八苦。ここぞというときは、いったん下書き保存してから、時間をおいて、見なおし、送信。結局電話をしてしまう…ということもたびたびありました。ところが、そんな私でも、ビジネスメールをきちんと学びルールとコツが身に付け、習慣化されてくると、自信をもってメールを書けるようになり、当然、1通のメールにかかる時間も数分程度。そのうえ、冒頭のような声をかけてもらう機会が増えたのです。


【ぜひ、みなさんもビジネスメールを学びましょう。】

ビジネスメールは「挨拶接遇」「電話応対」「名刺交換」のように、今やビジネスマナーの基本的なスキルであるにも関わらず、社員に向けてビジネスメールの研修を社内で実施している企業は7.72%(ビジネスメール実態調査2013より)。1割にも至りません。「誰からも正しい書き方を学んだことがない」これが、不安を抱えながらメールを書く人が多い、大きな理由の1つです。だからこそ、学べば一生の宝、知らなければ一生の損だと思いませんか?正しいメールが使えると気持ちのよいやり取りが可能になり、毎日気持ち良く仕事が出来るようになります。もちろんそれは、良好なコミュニケーションにつながり、「信頼」という、なにものにもかえがたい、あなたの武器になっていくことでしょう。多数のメールのやりとりの中で得た様々な経験から、私がお伝えできる、メールのビジネスマナーがあると確信しています。そして、みなさんがビジネスメールのスキルを、ご自分のものにされるサポートをいたします。


Event Timeline
Thu Nov 20, 2014
3:00 PM - 5:00 PM JST
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Venue
アイ・コミュニケーションセミナールーム
Tickets
1人 ¥8,640
2人 ¥15,550
3人 ¥22,030

On sale until Nov 17, 2014, 3:00:00 PM

Venue Address
東京都千代田区神田小川町2-1 キムラビルディング5階 Japan
Directions
都営新宿線「小川町駅」、 東京メトロ丸の内線「淡路町駅」、 東京メトロ千代田線「新御茶ノ水駅」 B7出口より徒歩1分
Organizer
一般社団法人日本ビジネスメール協会
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